أولًا: المقدمة
أهلًا بكم في موقع مؤتمر جمعية الترجمة السعودية.
حرصًا على حفظ حقوق جميع المستخدمين، ووعيًا بأهمية حماية خصوصيتهم وبياناتهم الشخصية، تم إعداد "سياسة الخصوصية" هذه لتوضيح الآليات والضوابط المتبعة في الموقع لضمان السرية وحماية البيانات وفقًا للأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك نظام حماية البيانات الشخصية الصادر عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) ولائحته التنفيذية.
تهدف هذه السياسة إلى مساعدتك على فهم كيفية جمع معلوماتك، واستخدامها، ومعالجتها، وتخزينها، ومشاركتها عند الضرورة، ضمن نطاق الخدمات المقدمة عبر الموقع والمؤتمر.
هذه السياسة قابلة للتحديث بما يتماشى مع التغيرات التقنية أو التنظيمية أو التشريعية. وفي حال إجراء أي تعديل جوهري، سيتم إشعار المستخدمين بذلك قبل (30) يومًا من دخول التعديلات حيز التنفيذ، عبر البريد الإلكتروني المسجَّل في الموقع أو من خلال إشعار داخلي ظاهر. ويُعدّ استمرارك في استخدام الموقع بعد إشعارك بهذه التعديلات موافقةً صريحة منك عليها، ما لم يُشترط حصول موافقة إضافية بحسب النظام.
من خلال تسجيلك في الموقع أو استخدامك لأي من خدماته — بما في ذلك (دون حصر): التسجيل لحضور الفعاليات، تقديم ورش العمل، المشاركة كمتحدث، أو تمثيل جهة عارضة أو راعية — فإنك تُقرّ بموافقتك على شروط سياسة الخصوصية، وتُعدّ هذه السياسة بمثابة اتفاقية ملزمة قانونًا بينك وبين جمعية الترجمة السعودية بصفتها الجهة المنظِّمة.
تشير هذه السياسة إلى المستخدم بصيغة "أنت" أو "حسابك"، وإلى جمعية الترجمة السعودية والمؤتمر بصيغ مثل "الموقع" أو "نحن" أو "الجهة المنظِّمة" أو "الجمعية".
تسري هذه السياسة على جميع الخصائص والخدمات التي يوفرها الموقع، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
- التسجيل في المؤتمر وحضور الجلسات وورش العمل والأوراق العلمية.
- إصدار شهادات إلكترونية للمشاركين والحضور.
- تخصيص جدول شخصي للفعاليات المرتبطة بالحساب.
- التسجيل كمتحدث أو مترجم أو جهة عارضة أو راعية.
- الاشتراك في النشرات البريدية والاتصالات التعريفية بالجمعية.
ثانيًا: التعريفات
لأغراض هذه السياسة، يُقصد بالمصطلحات الآتية المعاني الموضحة أمام كل منها، ما لم يقتضِ السياق خلاف ذلك:
الجمعية / الجهة المنظِّمة: جمعية الترجمة السعودية، الجهة المسؤولة عن تنظيم المؤتمر وتشغيل الموقع، وهي صاحبة الصلاحية في تحديد أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية (Data Controller).
النظام: نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/19) وتاريخ 9/2/1443هـ، ولائحته التنفيذية، وأي تعديلات لاحقة تطرأ عليه.
البيانات الشخصية: كل بيان — مهما كان مصدره أو شكله — يؤدي إلى التعرف على شخص ذي صفة طبيعية تحديدًا، أو يجعل التعرف عليه ممكنًا بصورة مباشرة أو غير مباشرة.
البيانات الحساسة: البيانات الشخصية التي يكشف الاطلاع عليها عن الأصل العرقي أو القبلي، أو المعتقد الديني أو الفكري أو السياسي، أو البيانات الصحية أو الوراثية أو الحيوية أو الجنائية أو الائتمانية.
المعالجة: أي عملية تُجرى على البيانات الشخصية بأي وسيلة، يدوية أو آلية، تشمل الجمع والتسجيل والتخزين والتعديل والاسترجاع والإفصاح والحذف والإتلاف.
المستخدم: الشخص الطبيعي الذي يستخدم الموقع لأي غرض كان، سواء كان مشاركًا أو متحدثًا أو ممثلًا لجهة عارضة أو راعية أو زائرًا.
الموافقة: كل تعبير حر ومحدد ومستنير عن إرادة المستخدم، يدل صراحةً أو ضمنًا — وبصورة موثقة — على موافقته على معالجة بياناته.
سدايا: الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي بوصفها الجهة المختصة بتطبيق نظام حماية البيانات الشخصية.
ثالثًا: البيانات التي يتم جمعها ومعالجتها
يقوم موقع مؤتمر جمعية الترجمة السعودية بجمع ومعالجة مجموعة من البيانات الشخصية والمعلومات الفنية، ويختلف نطاق هذه البيانات بناءً على صفتك كمستخدم للموقع (مشارك، مقدِّم ورقة علمية، متحدث، مترجم، جهة عارضة، جهة راعية، عضو لجنة). تشمل البيانات التي قد يتم جمعها أو طلبها منك ما يلي:
1. بيانات التعريف الشخصية
- الاسم الكامل.
- البريد الإلكتروني.
- رقم الجوال.
- تاريخ الميلاد.
- الجنس.
- الجنسية.
- الجهة التي تنتمي إليها (إن وُجدت).
- الوظيفة أو المسمى الوظيفي.
- اللغات التي تُجيدها (نظرًا لطبيعة نشاط الجمعية في مجال الترجمة).
2. بيانات المشاركة والتفاعل
- نوع المشاركة (مشارك، متحدث، مترجم، جهة راعية، جهة عارضة).
- الفعاليات أو الورش أو الجلسات التي تم التسجيل لحضورها.
- الأجندة الشخصية التي يقوم المستخدم بتخصيصها.
- شهادات الحضور ونتائج الورش (إن وُجدت).
- أي ملاحظات أو استبيانات يتم تعبئتها ضمن الموقع.
3. بيانات الجهات (للجهات العارضة أو الراعية)
- اسم الجهة الرسمي.
- السجل التجاري أو ما يدل على قانونية الكيان.
- بيانات التواصل الخاصة بالجهة (بريد إلكتروني، رقم هاتف).
- بيانات ممثل الجهة المفوَّض.
- نوع المشاركة (رعاية، حجز ركن، عرض خدمات).
- الشعارات أو المواد التعريفية المرفوعة من قِبَل الجهة.
4. بيانات المتحدثين والمترجمين
- الاسم الرسمي.
- رقم التواصل.
- البريد الإلكتروني.
- السيرة الذاتية المختصرة.
- عنوان الورشة أو الجلسة المقدَّمة وملخصها.
- صورة شخصية أو تعريفية.
- الوسائط أو المواد العلمية المرفقة.
- أزواج اللغات والتخصص في الترجمة (للمترجمين).
5. البيانات التقنية
- عنوان IP الخاص بجهاز المستخدم.
- نوع المتصفح ونظام التشغيل.
- توقيت الدخول والخروج من الموقع.
- الصفحات التي تم تصفّحها.
- ملفات تعريف الارتباط (Cookies) في حال تفعيلها من قِبَل المستخدم.
- معلومات الجهاز ومعرّفات الأجهزة (Device Identifiers).
رابعًا: أغراض استخدام البيانات
تلتزم الجمعية باستخدام البيانات التي يتم جمعها ومعالجتها فقط في الأغراض المشروعة والمعلَنة، والتي تهدف إلى تقديم خدمات الموقع بكفاءة وضمان تجربة مستخدم آمنة وفعّالة. وتشمل هذه الأغراض — على سبيل المثال لا الحصر — ما يلي:
1. إدارة حساب المستخدم
- إنشاء الحسابات وتفعيلها وتحديث بياناتها.
- تخصيص التجربة بناءً على نوع المستخدم.
- إدارة جدول المستخدم الشخصي وإظهار الورش أو الجلسات المسجَّلة.
2. تقديم خدمات الموقع والمؤتمر
- تمكين التسجيل في الجلسات وورش العمل والأوراق العلمية.
- تسهيل إصدار الشهادات الإلكترونية للحضور والمشاركين.
- إرسال تنبيهات أو تذكيرات بخصوص الفعاليات المسجَّلة.
- إتاحة خاصية إدارة الأجندة الشخصية داخل حساب المستخدم.
- ربط المترجمين بفرص المشاركة والتدريب ذات الصلة بنشاط الجمعية.
3. الاتصال والتواصل
- التواصل مع المستخدمين بشأن حالة مشاركتهم أو تسجيلهم.
- إرسال رسائل تتعلق بالخدمات مثل تأكيدات التسجيل أو تحديثات الفعاليات.
- التواصل مع ممثلي الجهات المشاركة بشأن متطلبات المشاركة أو الترتيبات التنظيمية.
4. التوثيق والعرض العام
- نشر أسماء المتحدثين وعناوين الجلسات وبيانات الجهات المشاركة في الصفحات العامة للموقع.
- عرض الشعارات والمحتوى التعريفي للجهات الراعية أو العارضة ضمن الموقع الرسمي أو المواد التعريفية الخاصة بالمؤتمر، وذلك بعد موافقة الجهة.
5. التحليل والتحسين
- تحليل استخدام الموقع لفهم اتجاهات المستخدمين وتحسين الأداء العام.
- قياس رضا المستخدمين من خلال الاستبيانات.
- تطوير خدمات جديدة مبنية على احتياجات المستخدمين وتفاعلهم.
6. الامتثال للأنظمة واللوائح
- الامتثال للأنظمة المحلية السارية في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك المتعلقة بحماية البيانات الشخصية.
- الاستجابة للطلبات الرسمية الصادرة عن الجهات المختصة ضمن الحدود النظامية.
خامسًا: الأسس النظامية لمعالجة البيانات
تستند الجمعية في جمعها ومعالجتها للبيانات الشخصية إلى عدد من الأسس النظامية التي تضمن توافق جميع العمليات مع الأطر القانونية والتنظيمية المعمول بها في المملكة العربية السعودية، وبالأخص نظام حماية البيانات الشخصية. وتشمل هذه الأسس:
1. الموافقة الصريحة
يتم الحصول على موافقة صريحة ومسبقة من المستخدم عند تسجيله في الموقع أو استخدامه لأيٍّ من خدماته، سواء عبر نماذج التسجيل أو الموافقة على الشروط عند الدخول الأول. وتُعدّ هذه الموافقة أساسًا قانونيًا للمعالجة، ما لم يرد نص نظامي يُجيز المعالجة دون الحاجة إليها.
2. تنفيذ التزامات تعاقدية
عند تسجيل المستخدم للاستفادة من خدمات الموقع (مثل التسجيل لحضور فعالية أو المشاركة كمتحدث أو عارض)، تعالج الجمعية البيانات اللازمة لتنفيذ هذا الترتيب التعاقدي.
3. تحقيق مصلحة مشروعة
في بعض الحالات، يجوز للجمعية معالجة بيانات المستخدمين لتحقيق مصلحة مشروعة، مثل تحسين الخدمات، وتعزيز الأمن السيبراني، وقياس رضا المستخدمين، على ألا تتعارض هذه المعالجة مع الحقوق الأساسية للأفراد.
4. الامتثال للالتزامات النظامية
قد تكون المعالجة ضرورية للامتثال للمتطلبات النظامية أو الأوامر الصادرة عن جهات حكومية أو رقابية داخل المملكة، بما في ذلك متطلبات التوثيق والأمان وحفظ السجلات.
5. حماية المصالح الحيوية
قد تتم معالجة البيانات في حالات استثنائية لحماية المصالح الحيوية للمستخدم أو لغيره من الأشخاص الطبيعيين، كالحالات الصحية الطارئة أثناء الفعاليات الحضورية.
سادسًا: مشاركة البيانات مع أطراف ثالثة
تُولي الجمعية أهمية بالغة لخصوصية المستخدمين، وتحرص على ألّا تتم مشاركة البيانات الشخصية مع أي طرف ثالث إلا في الحالات الضرورية، ووفقًا للأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية، وبعد اتخاذ كافة التدابير الفنية والتنظيمية لحماية هذه البيانات. وتتم مشاركة البيانات في الحالات الآتية فقط:
1. الجهات الحكومية والرسمية
يجوز مشاركة بعض البيانات مع الجهات الحكومية ذات العلاقة، وذلك للوفاء بالمتطلبات التنظيمية أو بناءً على طلب رسمي صادر بموجب الأنظمة.
2. اللجان والفرق التنظيمية للمؤتمر
قد تتم مشاركة بعض البيانات مع اللجان أو الفرق التنظيمية المكلَّفة بتنفيذ المؤتمر، وذلك حصرًا لأغراض التنظيم والمتابعة وإدارة المشاركات وإصدار الشهادات والتحقق من الحضور.
3. النشر العام للبيانات ذات الطابع التعريفي
بموافقة مسبقة من المستخدم أو الجهة، قد يتم نشر بعض البيانات لأغراض العرض التعريفي للمؤتمر، مثل:
- أسماء المتحدثين وعناوين جلساتهم وسِيرهم الذاتية المختصرة.
- أسماء الجهات الراعية أو العارضة وشعاراتها في الموقع أو في المواد الإعلامية.
4. مزودو الخدمات الفنية والتشغيلية
في حال الحاجة إلى تكليف جهات خارجية بتقديم خدمات الدعم التقني أو الاستضافة الإلكترونية أو تحليل البيانات أو إرسال البريد الإلكتروني، تتم المشاركة في حدود ما هو ضروري لتقديم الخدمة فقط، وبعد التحقق من التزام تلك الجهات بمعايير حماية البيانات وسرية المعلومات وفق اتفاقيات معالجة بيانات (Data Processing Agreements).
5. الاندماج أو إعادة الهيكلة
في حال أيّ إعادة هيكلة قد تطرأ على الجمعية، قد تتم مشاركة البيانات مع الجهة الخلف لضمان استمرارية الخدمة، مع إشعار المستخدمين والمحافظة على نفس مستوى الحماية.
6. بناءً على موافقة صريحة من المستخدم
في أي حالة أخرى غير ما سبق، لن تتم مشاركة بياناتك مع طرف ثالث إلا بعد الحصول على موافقة صريحة منك تحدد نطاق وطبيعة هذه المشاركة.
سابعًا: نقل البيانات خارج المملكة العربية السعودية
الأصل أن يتم تخزين البيانات الشخصية ومعالجتها داخل المملكة العربية السعودية. ومع ذلك، قد تستدعي بعض الأغراض المشروعة نقل البيانات أو الوصول إليها من خارج المملكة، وفي هذه الحالات تلتزم الجمعية بما يلي:
- ألّا يتم النقل إلا للحالات التي يُجيزها النظام، أو بناءً على موافقة المستخدم الصريحة.
- التأكد من أن الدولة المُستقبِلة توفر مستوى حماية مناسبًا لا يقل عن المستوى المنصوص عليه في النظام.
- إبرام اتفاقيات ملزمة مع الأطراف المُستقبِلة تتضمن ضمانات تعاقدية كافية لحماية البيانات.
- تطبيق ضوابط تقنية صارمة (مثل التشفير في أثناء النقل والتخزين).
- الحصول على الموافقات اللازمة من سدايا في الحالات التي يستوجب فيها النظام ذلك.
ثامنًا: البيانات الحساسة والفئات الخاصة
لا تطلب الجمعية بياناتٍ حساسة من المستخدمين كقاعدة عامة. ومع ذلك، قد تنشأ حالات يتم فيها جمع بعض البيانات الحساسة، مثل:
- بيانات الإعاقة لتوفير الترتيبات الميسِّرة (Accessibility) خلال الفعاليات الحضورية.
- بيانات صحية محدودة عند تقديم وجبات الطعام بناءً على الحساسية الغذائية للمشارك.
- أي بيانات أخرى يُفصح عنها المستخدم طوعًا.
تُعالَج هذه البيانات بعد الحصول على موافقة صريحة ومنفصلة من المستخدم، وتُحفظ بضوابط أمنية مشدَّدة، ولا تُستخدم إلا للغرض الذي جُمعت من أجله، وتُحذف فور انتفاء الحاجة إليها.
تاسعًا: بيانات القاصرين
الموقع موجَّه أساسًا إلى البالغين من الجنسين (مَن أتمّ الثامنة عشرة). وفي حال رغبة قاصر في المشاركة في فعاليات المؤتمر أو ورش العمل، فإنه يلزم الحصول على موافقة وليّ الأمر أو من يقوم مقامه قانونًا قبل جمع أي بيانات شخصية تخصّ القاصر.
وفي حال علمت الجمعية بأنها قامت بجمع بيانات شخصية من قاصر دون موافقة وليّ الأمر، فإنها ستقوم بحذف هذه البيانات في أقرب وقت ممكن. ولوليّ الأمر الحق في التواصل مع الجمعية في أي وقت لطلب الاطلاع على بيانات القاصر أو تعديلها أو حذفها.
عاشرًا: تقديم الأوراق العلمية وتقييمها
يتيح الموقع لأعضاء المجتمع العلمي والأكاديمي تقديم أوراق علمية ضمن محاور المؤتمر، وتخضع هذه الأوراق لتقييم اللجنة العلمية والمراجعين المختصين. ونظرًا لما يترتب على هذه العملية من معالجة لبيانات شخصية وعلمية ذات طبيعة خاصة، يوضّح هذا القسم الضوابط المعتمدة في هذا الشأن.
1. البيانات التي يتم جمعها
أ) من مقدِّم الورقة العلمية والمؤلفين المشاركين:
- الاسم الكامل والاسم العلمي.
- البريد الإلكتروني الأكاديمي وبيانات التواصل.
- الجهة العلمية أو الأكاديمية والمسمى الوظيفي.
- الدرجة العلمية والتخصص.
- معرّف الباحث العلمي (مثل ORCID) إن وُجد.
- السيرة الذاتية المختصرة.
- إقرار تضارب المصالح وإقرار الأصالة وعدم النشر السابق.
- بيانات المؤلفين المشاركين بعد الحصول على موافقتهم الصريحة.
ب) بيانات الورقة العلمية:
- العنوان والملخص (Abstract) والكلمات المفتاحية.
- النص الكامل للورقة والمراجع والمرفقات.
- المحور البحثي أو المسار الذي قُدِّمت ضمنه الورقة.
- النسخ المعدَّلة المقدَّمة بعد ملاحظات المراجعين.
ج) من أعضاء اللجنة العلمية والمراجعين:
- الاسم والدرجة العلمية والتخصص الدقيق.
- الجهة العلمية وبيانات التواصل.
- مجالات الخبرة (لأغراض مطابقتها مع موضوعات الأوراق).
- إقرار السرية وإقرار عدم تضارب المصالح.
- التقييمات والملاحظات والتوصيات المكتوبة.
2. أغراض المعالجة
تُعالَج هذه البيانات للأغراض الآتية حصرًا:
- استقبال الأوراق العلمية وتسجيلها وأرشفتها في نظام إدارة المؤتمر.
- توزيع الأوراق على المراجعين المختصين بحسب التخصص ومجالات الخبرة.
- إجراء التقييم العلمي (Peer Review) وتسجيل النتائج.
- إشعار المؤلفين بقرارات القبول أو طلب التعديل أو الرفض.
- إعداد كتاب المؤتمر العلمي ومخرجاته للأوراق المقبولة.
- التحقق من أصالة الأوراق وعدم انتحالها.
3. سرية عملية التقييم
تُعدّ كافة الأوراق المقدَّمة وتقييماتها معلوماتٍ سرية، وتلتزم الجمعية وأعضاء اللجنة العلمية والمراجعون بما يلي:
- عدم الإفصاح عن أيّ مضمون من الورقة قبل نشرها إلا بإذن المؤلف.
- عدم استخدام محتوى الأوراق لأيّ غرض شخصي أو بحثي خارج إطار التقييم.
- توقيع إقرارات سرية مكتوبة قبل بدء عملية التقييم.
- اعتماد نموذج التقييم المعمول به (تعمية مفردة أو ثنائية) لحماية هوية المؤلفين و/أو المراجعين بحسب سياسة المؤتمر المعتمدة.
- استبعاد المراجع تلقائيًا في حال وجود تضارب مصالح مع المؤلف أو موضوع الورقة.
4. إشعار النتائج
عند صدور قرار التقييم، يتم إرسال الآتي إلى المؤلف:
- قرار اللجنة بالقبول أو طلب التعديل أو الرفض.
- توجيهات النشر للأوراق المقبولة.
5. التحقق من أصالة الأوراق (Plagiarism Check)
قد يتم استخدام أدوات متخصصة للتحقق من أصالة الأوراق وفحص نسبة الاقتباس. وفي هذه الحالة:
- تُرسَل الورقة إلى مزوّد الخدمة المعتمد بموجب اتفاقية تتضمن ضمانات حماية البيانات وعدم استخدام الورقة لأيّ غرض آخر.
- يحق للمؤلف الاستفسار عن نتيجة الفحص.
- لا تُحفَظ الورقة في قواعد بيانات المزود إلا بضوابط متفق عليها.
6. الملكية الفكرية
يحتفظ المؤلفون بحقوق الملكية الفكرية لأوراقهم العلمية. وبتقديم الورقة، يمنح المؤلف الجمعية ترخيصًا غير حصري بـ:
- استقبال الورقة ومعالجتها لأغراض التقييم.
- نشر الورقة المقبولة ضمن مخرجات المؤتمر بالصيغ المتفق عليها.
- الإشارة إلى الورقة في المواد التعريفية بالمؤتمر.
7. مدد الاحتفاظ بالبيانات
- الأوراق المقبولة وبيانات مؤلفيها: تُحفظ بصفة دائمة بوصفها جزءًا من مخرجات المؤتمر.
- الأوراق المرفوضة أو المسحوبة: تُحفظ لمدة (5) سنوات لأغراض التوثيق وحلّ النزاعات، ثم تُحذف أو تُخفى هويتها.
- تقييمات المراجعين وإقرارات تضارب المصالح: تُحفظ مع الورقة طوال مدة الاحتفاظ بها.
- بيانات أعضاء اللجنة والمراجعين: تُحفظ طوال فترة العضوية + (3) سنوات.
8. حقوق إضافية للمؤلفين والمراجعين
بالإضافة إلى الحقوق العامة الواردة في هذه السياسة، يتمتع مقدِّمو الأوراق والمراجعون بـ:
- حق سحب الورقة قبل اعتمادها النهائي للنشر.
- حق الاعتراض على نتيجة التقييم وفق الآلية المعتمدة.
- حق الاطلاع على تقييمات الأوراق المقدَّمة منهم (للمؤلفين).
- حق طلب إخفاء الاسم من قوائم المراجعين المنشورة (للمراجعين).
- حق طلب توضيح أسباب رفض الورقة.
حادي عشر: حماية البيانات وتخزينها
تتعامل الجمعية مع حماية بيانات المستخدمين بوصفها أولوية قصوى، وتلتزم باتخاذ جميع الإجراءات الفنية والتنظيمية والإدارية اللازمة لحماية البيانات الشخصية من الوصول غير المصرَّح به، أو الفقدان، أو التغيير، أو الاستخدام أو الكشف غير المشروع.
1. ضوابط الحماية التقنية
- استخدام تقنيات التشفير أثناء نقل البيانات عبر الإنترنت (HTTPS / TLS).
- تأمين الخوادم وفقًا لأفضل ممارسات الحماية السيبرانية ومتطلبات الهيئة الوطنية للأمن السيبراني.
- تقييد صلاحيات الوصول داخل الأنظمة بناءً على مبدأ "أقل قدر ممكن من الامتيازات" (Least Privilege).
- إجراء نسخ احتياطي دوري للبيانات لضمان استعادتها في حال الطوارئ.
- المراجعة الدورية لاختبارات الاختراق وتقييم نقاط الضعف.
2. ضوابط الحماية الإدارية والتنظيمية
- تدريب العاملين على التعامل السليم مع البيانات الشخصية وتوعيتهم بسياسات الخصوصية.
- تنفيذ إجراءات مراقبة دخول الأنظمة وسجلات الاستخدام.
- الالتزام بسياسات واضحة لإدارة الحوادث الأمنية والتبليغ عنها (Incident Response).
- إبرام اتفاقيات سرية مع جميع الموظفين والمتعاقدين.
ثاني عشر: مدد الاحتفاظ بالبيانات
تحتفظ الجمعية ببيانات المستخدمين طوال المدة اللازمة لتحقيق الأغراض التي جُمعت من أجلها، أو وفقًا لما تفرضه الأنظمة ذات العلاقة. ويوضّح ما يلي مدد الاحتفاظ التقديرية لأنواع البيانات الشائعة:
- بيانات حساب المستخدم: طوال فترة فاعلية الحساب + سنتان (لإدارة الحساب وتقديم الخدمات).
- بيانات التسجيل في الفعاليات: 5 سنوات من تاريخ الفعالية (لإصدار الشهادات والتوثيق).
- شهادات الحضور الإلكترونية: 10 سنوات (للتحقق من الشهادات عند الطلب).
- بيانات الجهات الراعية والعارضة: طوال مدة العلاقة + 5 سنوات (للالتزامات التعاقدية والمحاسبية).
- البيانات التقنية وسجلات الدخول: 12 شهرًا (للأمن السيبراني وتحليل الأداء).
- البيانات التسويقية: حتى سحب الموافقة من قِبَل المستخدم.
- بيانات الاستبيانات والتقييم: 3 سنوات (لتحسين الخدمات بصورة مجمَّعة).
- الأوراق العلمية المرفوضة: 5 سنوات | الأوراق المقبولة: بصفة دائمة
بعد انتهاء الحاجة إلى البيانات، يتم حذفها أو إخفاء هويتها (Anonymization) بطريقة آمنة، ما لم تكن هناك مصلحة مشروعة أو التزام نظامي يستدعي الاحتفاظ بها لفترة أطول.
ثالث عشر: حقوق المستخدم المتعلقة بالبيانات
تكفل جمعية الترجمة السعودية للمستخدمين مجموعة من الحقوق النظامية المتعلقة ببياناتهم الشخصية، وفقًا لما نصّ عليه نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية. ويمكن للمستخدمين ممارسة هذه الحقوق في أي وقت.
حق العلم: حقّك في معرفة الأساس النظامي والغرض من معالجة بياناتك الشخصية، قبل البدء في معالجتها.
حق الوصول إلى البيانات: حقّك في طلب نسخة من البيانات الشخصية التي نحتفظ بها عنك بصيغة مقروءة.
حق تصحيح البيانات: إذا كانت أيٌّ من بياناتك غير دقيقة أو غير محدَّثة، يمكنك طلب تصحيحها أو تحديثها عبر حسابك أو بالتواصل مع الجمعية.
حق حذف البيانات: حقّك في طلب حذف بياناتك الشخصية من سجلات الجمعية، ما لم تكن هناك حاجة نظامية أو تنظيمية تستدعي الاحتفاظ بها.
حق تقييد المعالجة: حقّك في طلب الحدّ من معالجة بياناتك الشخصية في حالات معينة، مثل اعتراضك على دقة البيانات أو نظامية استخدامها.
حق الاعتراض على المعالجة: حقّك في الاعتراض على معالجة بياناتك لأغراض تسويقية أو غيرها من الأغراض غير الضرورية.
حق نقل البيانات: حقّك في طلب الحصول على بياناتك الشخصية بصيغة منظَّمة وقابلة للقراءة آليًا، ونقلها إلى جهة أخرى متى أمكن ذلك تقنيًا.
حق سحب الموافقة: في حال كانت المعالجة تعتمد على موافقتك الصريحة، يحق لك سحب هذه الموافقة في أي وقت، دون أن يؤثر ذلك على نظامية المعالجة السابقة.
حق تقديم شكوى: حقّك في تقديم شكوى لدى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) إذا رأيت أن معالجة بياناتك تخالف أحكام النظام.
آلية ممارسة الحقوق:
لممارسة أيٍّ من الحقوق المذكورة أعلاه، يمكنك التواصل مع الجمعية عبر:
- البريد الإلكتروني الرسمي: [email protected]
- الهاتف: 0115048731
- قنوات الدعم الفني المعتمدة ضمن الموقع.
تلتزم الجمعية بدراسة الطلبات ومعالجتها خلال مدة أقصاها (30) يومًا من تاريخ تقديم الطلب، مع مراعاة أي ظروف استثنائية قد تستدعي تمديد المدة، على أن يتم إشعار المستخدم بذلك.
رابع عشر: التصوير والتسجيل أثناء الفعاليات
قد يتم تصوير الفعاليات الحضورية للمؤتمر (صور فوتوغرافية، تسجيلات فيديو، تسجيلات صوتية) لأغراض التوثيق والنشر الإعلامي والترويج للدورات المستقبلية للمؤتمر.
بمشاركتك الحضورية في الفعالية، فإنك تُقرّ بعلمك بإمكانية ظهورك في تلك التسجيلات. وفي حال رغبتك في عدم الظهور في المواد المنشورة، يمكنك إبلاغ فريق التنظيم في الموقع، أو التواصل لاحقًا مع الجمعية لطلب إزالة المحتوى الذي تظهر فيه ضمن الإمكانات التقنية المتاحة.
لا تُستخدم هذه المواد لأغراض تسويقية تجارية لمصلحة أطراف ثالثة، وإنما لأغراض التوثيق والترويج للنشاط العلمي للجمعية فقط.
خامس عشر: الاتصالات التسويقية والإعلامية
قد ترسل الجمعية إلى المستخدمين رسائل إعلامية ودعوية تتعلق بأنشطتها، تشمل (دون حصر):
- الإعلان عن الدورات القادمة من المؤتمر.
- التعريف بالفعاليات وورش العمل التي تنظمها الجمعية.
- النشرات البريدية الدورية ذات الصلة بمجال الترجمة.
- استبيانات تقييم الخدمات.
يحق لك إلغاء الاشتراك في هذه الاتصالات في أي وقت من خلال:
- النقر على رابط "إلغاء الاشتراك" المُتاح في أسفل كل رسالة بريدية.
- تعديل تفضيلات التواصل من خلال حسابك في الموقع.
- التواصل مع الجمعية عبر [email protected].
لن يؤثر إلغاء اشتراكك في الاتصالات التسويقية على تلقّيك للرسائل التشغيلية الأساسية المتعلقة بحسابك أو الفعاليات التي سجَّلت لحضورها.
سادس عشر: الإشعار بحوادث تسرّب البيانات
في حال وقوع أيّ حادثة تسرّب أو وصول غير مصرّح به أو إفصاح غير مشروع للبيانات الشخصية، تلتزم الجمعية بما يلي:
- اتخاذ الإجراءات التقنية والتنظيمية الفورية لاحتواء الحادثة والحدّ من آثارها.
- إشعار الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) خلال المدة المحددة نظامًا.
- إشعار المستخدمين المتأثرين دون تأخير غير مبرَّر متى كان ذلك من شأنه أن يُلحِق ضررًا جسيمًا ببياناتهم أو حقوقهم.
- توضيح طبيعة الحادثة والبيانات المتأثرة والإجراءات المتخذة والتوصيات الموجَّهة للمستخدمين.
- إجراء مراجعة شاملة لاحقًا لتفادي تكرار الحادثة وتعزيز ضوابط الحماية.
سابع عشر: ملفات تعريف الارتباط (Cookies)
يستخدم موقع مؤتمر جمعية الترجمة السعودية تقنيات ملفات تعريف الارتباط (Cookies) وغيرها من أدوات التتبع الرقمية لتحسين أداء الموقع وتقديم تجربة مخصَّصة للمستخدمين.
1. ما هي ملفات تعريف الارتباط؟
هي ملفات نصية صغيرة تُحفظ على جهاز المستخدم عند زيارة الموقع، وتُمكّن النظام من تمييز المستخدم وتذكُّر تفضيلاته.
2. أنواع ملفات تعريف الارتباط المستخدَمة
أ) ملفات الارتباط الضرورية: لا يمكن تعطيلها لأنها أساسية لتشغيل الموقع (إدارة الجلسات، الحماية الأمنية، التنقل).
ب) ملفات الأداء: تجمع معلومات إحصائية عن استخدام الموقع لتحسين الخدمات.
ج) ملفات التخصيص: تُخزّن تفضيلات المستخدم كاللغة أو إعدادات العرض.
د) ملفات الطرف الثالث: قد تستخدم بعض الخدمات المتكاملة (مثل أدوات التحليل أو الفيديو) ملفات تعريف ارتباط تابعة لأطراف ثالثة.
3. إدارة ملفات تعريف الارتباط
يمكنك تعديل إعدادات متصفحك لحظر هذه الملفات أو حذفها، علمًا بأن تعطيل بعض أنواعها قد يؤثر على تجربة الاستخدام.
ثامن عشر: التعديلات على سياسة الخصوصية
تحتفظ الجمعية بالحق في تعديل أو تحديث هذه السياسة في أي وقت، استجابةً للتغيرات النظامية أو التقنية، أو بهدف تحسين تجربة المستخدم.
في حال إجراء أيّ تعديل جوهري، تلتزم الجمعية بإشعار المستخدمين قبل (30) يومًا من تاريخ سريان التعديلات، عبر إشعار داخلي في الموقع أو بريد إلكتروني. ويُعدّ استمرار استخدام الموقع بعد هذه المدة موافقةً صريحة على السياسة المعدَّلة، ما لم يُطلب منك إقرارها صراحةً.
يقع على عاتق المستخدم مراجعة هذه السياسة بشكل دوري لمتابعة أيّ تحديثات. وفي حال عدم موافقته على أيٍّ من التعديلات، يحق له التوقف عن استخدام الموقع وحذف حسابه.
تاسع عشر: التظلّم لدى الجهة المختصة
إذا رأى المستخدم أن معالجة بياناته الشخصية تخالف أحكام نظام حماية البيانات الشخصية، فيحق له التواصل أولًا مع الجمعية عبر القنوات المعتمدة لمحاولة معالجة الأمر وديًّا.
وإذا لم يتم التوصّل إلى حل مرضٍ، يحق للمستخدم تقديم شكوى رسمية إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) باعتبارها الجهة المختصة بالإشراف على تطبيق النظام، وذلك عبر القنوات الرسمية للهيئة.
عشرون : التواصل والاستفسارات
تحرص جمعية الترجمة السعودية على توفير قنوات واضحة وآمنة للتواصل مع المستخدمين بشأن أي استفسارات أو شكاوى تتعلق بسياسة الخصوصية أو البيانات الشخصية.
قنوات التواصل:
- البريد الإلكتروني: [email protected]
- الهاتف: 0115048731
- الموقع الإلكتروني: www.sata.org.sa
- الجهة المُصدِرة: جمعية الترجمة السعودية
محتوى الاستفسار:
عند تواصلك معنا، يُرجى توضيح موضوع الاستفسار بدقة، مع ذكر:
- الاسم الكامل.
- البريد الإلكتروني المسجَّل.
- نوع المستخدم (مشارك، متحدث، مترجم، جهة راعية، جهة عارضة).
- تفاصيل الطلب أو الشكوى.
زمن الاستجابة:
تلتزم الجمعية بالردّ على الاستفسارات أو الشكاوى خلال مدة أقصاها (30) يومًا من تاريخ استلام الطلب، وفقًا لما تقتضيه الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.